15 maart 2016
Het nieuwe ontslagrecht stuurt directies in de richting van dossieropbouw over werknemers. De OR heeft instemmingsrecht over wijzigingen in dossieropbouw.
De gewijzigde in dossiers die worden gebruikt in ontslagprocedures, vormen een onderdeel van het ontslagbeleid. De OR kan instemming claimen over deze wijziging, met als belangrijk oogmerk: transparantie en duidelijkheid voor iedereen. Waar moet de OR op letten? Zes aspecten van dossieropbouw.
1 Wat is dossieropbouw?
Dossieropbouw is het verzamelen van gegevens over aanwezigheid, gedrag, afspraken, aanwijzingen en prestaties van werknemers. In een dossier.
2 Moderne communicatie in dossiers
Belangrijk is dat alles kan dienen als dossieropbouw. Vaak wordt gedacht dat alleen officiële documenten in een dossier thuishoren, bijvoorbeeld beoordelingsverslagen. Dat is een misvatting; dossieropbouw is vormvrij. Alles draagt bij aan het dossier: een kort briefje, een mailtje of zelfs een appje kan in bepaalde gevallen al dienst doen.
3 Functie van beoordelingsverslagen
Vaak gaat het mis bij de beoordelingsverslagen. Deze geven vaak niet een juist beeld van de werkelijkheid. Afspraken of verbeterpunten staan in veel gevallen niet duidelijk opgeschreven. Of pittige kritiek in het gespreksverslag en tegelijkertijd een 'goed' als totaalbeoordeling. Soms staat in het verslag dat er op bepaalde punten onvoldoende wordt gescoord, maar wordt nagelaten dit punt toe te lichten.
4 Gebruiksvriendelijke formulieren
Veel formulieren bieden plaats aan alle denkbare ontwikkelingen in het gesprek. Dat leidt tot vage formuleringen die geen houvast bieden bij het voeren van het beoordelingsgesprek. In de behandeling van de wijziging van ontslagbeleid kan de OR strikt letten op halfbakken formuleringen. Ook kan de OR een rol spelen in het juist kunnen hanteren van nieuwe formulieren door leidinggevenden en werknemers.
5 Tijdspanne procedures
Het duurt soms veel te lang voordat er stappen worden ondernomen. Dat is slecht voor de werknemer in kwestie, slecht voor de teamspirit, slecht voor de productie. In de WWZ wordt er extra opgelet of een werkgever coaching of verbetertrajecten heeft aangeboden. De OR borgt in de procedure dat er tijdig gevolg wordt gegeven aan gemaakte afspraken in beoordelingsgesprekken. Tegelijk ziet de OR er op toe dat dat voor werknemers de consequenties van verbeterplannen duidelijk zijn. Duidelijkheid over inzagerecht van werknemers in hun dossier helpt hen hierbij.
6 Duidelijke rolverdeling
In de procedure heeft ieder zijn eigen functie: leidinggevende, werknemer, en HR. De OR ziet er op toe dat deze rollen duidelijk worden aangegeven en dat ieder in staat is deze te vervullen. HR kan leidinggevenden meer ondersteunen door te controleren of leidinggevende de procedure juist toepast. Vroeger keek de rechter de werkgever en werknemer aan en zei: "Dit werkt niet meer". Maar nu is het veel strikter. Rechters wijzen ontbindingsverzoeken aan de lopende band af. Dat betekent dat bedrijven de procedure op orde moeten hebben.
