HomeNieuws en actualiteitenHet papierloze kantoor is nog steeds toekomstmuziek

Het papierloze kantoor is nog steeds toekomstmuziek

30 oktober 2018

Met al die digitale manieren van samenwerken, apps en andere tools zou je verwachten dat we steeds minder papier gebruiken op de werkvloer. Niks is minder waar. We zijn zelfs meer gaan printen en die thuiswerkende collega's al helemaal.

PapierloosIn een onderzoek werd medewerkers gevraagd naar hun mening over het papierloze kantoor. Digitalisering van processen, cloudcomputing en zakelijke software maken het steeds makkelijker en veiliger om zonder papier je werk te doen. Documenten zijn in theorie vanaf elke locatie en op elk apparaat beschikbaar, en samenwerken kan eenvoudig online. Sommige bedrijven zijn al 'om' en digitaliseren volledig. Toch lijkt de adoptie van 'papierloos' niet in hetzelfde tempo te gaan als de technologische ontwikkelingen.

Veilig en makkelijk papierloos werken
Waarom neemt papierloos werken geen vlucht, terwijl de technologie voorhanden is? Heerst er angst bij het management over de veiligheid van gegevens die elders (in de cloud) zijn opgeslagen? Uit recent onderzoek van Gemalto blijkt dat veel bedrijven mobiel werken beperken om security-redenen. Of is de werknemer bang dat digitaal opgeslagen documenten niet altijd vanaf elke locatie toegankelijk zijn?

Overgang van papier naar digitaal gaat niet overal even snel
Volgens Theo Thomassen, professor Archiefwetenschap aan de Universiteit van Amsterdam, zijn de technologie en communicatiegewoonten van medewerkers geen belemmeringen meer voor papierloos werken: "Er zijn goede documentmanagementsystemen; bijna iedereen heeft een tablet en is eraan gewend om bestanden uit te wisselen tussen pc, tablet en smartphone. Toch gaat de overgang van papier naar digitaal niet overal even snel. Organisaties die van papier af willen, richten zich soms nog te veel op het digitaliseren van papier en te weinig op het vervangen van op papier gebaseerde processen door digitale processen. Uiteindelijk zullen alle organisaties er wel aan moeten geloven: globalisering is geen keuze meer en brengt de noodzaak met zich mee om digitaal te communiceren en dus ook digitaal te werken."

Vooral leidinggevenden kunnen er wat van. Nederlandse leidinggevenden printen gemiddeld 26,1 bladzijden per dag, jaarlijks 28.6 kilo. Dat staat gelijk aan twee volle kratten bier of drie stoeptegels. Overigens zijn niet alleen managers de enige 'bomenkillers', ook kantoorpersoneel offert flink wat bomen op aan zijn printlust. Nederlanders zijn sinds 2015 meer gaan printen. In 2017 zetten Nederlanders de printer gemiddeld 17.4 keer aan het werk. In 2015 printten Nederlanders gemiddeld 16.1 bladzijden per dag. Belgische werknemers printen dagelijks 17.1 bladzijden (18,3 in 2015). Duitse werknemers printen gemiddeld 26 bladzijden per dag.

Thuiswerken
Thuiswerken staat voor sommige mensen nog synoniem voor een gang naar de printer. Zo print 15 procent van de Nederlanders documenten uit op kantoor vooruitlopend op een thuiswerkdag. Respondenten printen hun documenten graag omdat ze claimen gemakkelijk te kunnen navigeren en bladeren. Dat past weer niet helemaal bij de claim dat thuiswerken juist goed is voor het milieu.

Ondanks alle verwachtingen en voorspellingen over het Papierloze kantoor blijkt de werkelijkheid toch weerbarstiger en print de Nederlandse werknemer per jaar gemiddeld bijna 4.200 pagina's digitaal geproduceerde informatie.

bron: Viadesk

 

arbeidsinhoud arbeidsvoorwaarden arbeidsverhoudingen arbeidsomstandigheden

Ga naar boven